Fables, Dossiers, Visions
L'euro Manageap
Les Associations
Les Projets et Budgets
Ou il est question de "projets", en tout et pour tout, mais essentiellement en vue de rechercher des financements.
Rares, rarissimes, sont ceux qui savent faire en "gestion de projet".




Les Projets
Véritable obsession boulimique que la course au(x) projet(s).
Généralement, il ne s'agit pas de projets dictés par des besoins internes.
Il s'agit de présenter des projets tels qu'il soient acceptables, voire souhaités par les institutions de financements.
Ces souhaits sont déterminés par ce qui est choisi comme 'priorité' locale, départementale, régionale, nationale et Européenne, avec des points croisés ou séparés.
A certain moment, c'est une jungle que de proposer un dossier qui s'insére dans les différents objectifs des collectivités.
Autre casse tête : celui que de définir des conditions telles qu'elles ne seront pas à la portée de tous ceux que l'on ne veut pas financer.

Et toutes les années une grande effervescence règne dans les structures, de façon à ce que cela se traduise par des subventions/trésorerie/placements etc. ..
En plus, des canevas de présentation des dossiers -qui restent au niveau du papier-   qui ne se jugent que par une 'crédibilité acceptée. Ce qui veut dire que la crédibilité n'est pas effective, mais de présentation.
Et ces projets rarement bien définis, font l'objet de budgets.

Les budgets sont faux

Sans exception.
Toutes les années, les budgets sont l'objet d'un exercice de haute voltige.
Tout d'abord, le budget général.
Puis viennent les budgets de chaque projet d'actions.
Il est déjà remarquable de constater que chaque année, des entreprises aient des projets, et certains d'envergure.
Comme s'il était devenu naturel que chaque année on découvre des "projets" dont la seule caractéristique est qu'ils sont subventionnables.

Le budget général

La règle (et l'obligation) est que le budget général soit établi AVEC les budgets des projets. Le budget général inclue les budgets de ces projets.
Or on ne sait pas si ces projets seront retenus en tout ou parti, ou refusés et donc que leur financement sera assuré ou pas.
Sauf lorsque l'on travaille en "réseau" et que l'on obtient des "assurances", qui de toute façon ne sont pas des certitudes.
Et souvent, il y a même plusieurs "projets". Ce qui n'arrange pas la visibilité !!

Donc déjà et à ce stade le budget général est FAUX. On établit un budget général faux.
Comme le sera bien évidemment le bilan de "réalisation". Qui est un autre exercice périlleux car il est indispensable pour obtenir le final du financement.
Mais là encore il n'y a pas de séparation des comptes, et le bilan "du projet" se fait par des commentaires, avec des chiffres groupés.

Etablissement et présentation du budget général.

Bien que personne ne fasse le lien, (problème de compétence des gestionnaires) il est toujours présenté le bilan et Compte d'Exploitation d'exercice.
Il est assez facile avec un minimum de technicité d'établir les postes de dépenses.
Puis viennent en regard, les postes de recettes.
En 2 parties: les recettes d'exploitation et les subventions.
On admet -par égard au plus grand nombre- que le poste 'recettes d'exploitation' est bien établi !!
Au départ ...parce qu'à l'arrivée ce sera autre chose...

Le poste subventions

Par soustraction des dépenses aux recettes d'exploitation, on établit le montant des subventions à demander. Ce qui, à ce stade, est le seul moyen.
Et là, chacun estime dans son coin, la part que chacune des institutions va accorder.!!! Une sorte d'auto attribution en fonction de critères pifométriques pur jus.
Et il ne faut pas un chiffre global. IL FAUT mettre un montant en face de chaque institution, parce que chacune d'elles, veut voir ce qui est réclamé aux autres, de façon à ne pas être seule à financer, (et donc à courir le risque d'appréciation, favoritisme etc... en cas d'échec).
Et cela peut concerner jusqu'à une bonne dizaine d'institutions ou plus.
C’est aussi un motif pour diminuer la participation, en imaginant que les autres apporteront la différence. Car il n'y a pas de réelle coordination entre les institutions. Rien n'empêche chacune d'elle d'elles de donner plus ou moins que prévu, qu'annoncé.
Et donc de favoriser les copinages, de pénaliser les dérangeants ... Indépendamment de la qualité des dossiers ....
Bien évidemment, cela donne des chiffres faux, par définition.

C'est aussi faux parce que la règle veut qu'il ne soit accordé que 50% - au mieux - de la demande.
Donc nouveau motif de FAUX.
Quoi qu'il soit demandé comme "subvention", il ne sera accordé, attribué que 50% de la demande, quelque fois plus, mais très rarement la totalité.
Que devient la faisabilité 'du' projet ?!
Que devient le budget général ?!

Pour éviter cet inconvénient, chacun double la demande de subvention, de façon à être sur d'avoir ce qu'il faut.
Et avec ce doublement de la demande, retour aux dépenses pour les augmenter, parce qu'il faut présenter un budget équilibré, faute de rejet.
Donc nouveau(x) motif(x) de FAUX.
Et bien évidemment, les financeurs ne sont pas dupes : ce qui constitue pour eux le motif à donner moins.
En sortie la demande et l'attribution aboutissent à une estimation basée sur tout, sauf sur les chiffres.

Retour au budget général

Mais à ce jeu, et quelle que soit le demande de subventions/aides, et quels que soient les accords, il est évident que chacun attribue des aides sur une budget général FAUX. On pourrait imaginer qu'il y ait un aller et retour pour que les chiffres soient adaptés aux montants réels des aides et subventions.
Mais alors apparaîtrait le fait que les chiffres de dépenses sont FAUX et que l'association a établi une demande avec des dépenses plus élevées pour réaliser des objectifs identiques en qualité et quantité.
Un casse tête en serpent qui se mord la queue, car en deuxième lecture et avec la modification des "objectifs", les aides et subventions ne pourraient être revues qu'à la baisse !!!

Nous sommes éloigné de trouver des notions de fiabilité.

Mais malheur aussi à celui qui ne veut pas rentrer dans cet "ordre".
J'ai tenté, avec moult reproches, de présenter un budget général sans projet, en partant du principe que "mon" projet pourrait ne pas intéresser les institutions, ce qui est de leurs prérogatives; dans ce cas, n'ayant pas les financements, le projet peut ne pas être réalisé sans pour autant que mon plan, mon budget général soit remis en cause.
Mais ça n'est pas recevable.

Tout cela conduit à dire (constater) que les budgets sont faux.

La viabilité et la fiabilité pour les Institutions et Administrations

Comment les institutions peuvent-elles s'assurer de la viabilité de réalisation des projets, et même de celle de la structure. C'est un mystère.

Le positionnement des projets des structures et leur mise en adéquation par rapport aux objectifs des institutions :
Sur ce point, il n'est pas tenu compte de la situation, la phase dans laquelle se trouve le demandeur.
Par exemple, telle institution finance des postes de tutorat :
  - si une structure propose une création de poste, elle sera financée.
  - par contre une autre qui sera plus "ancienne", ou plus avancée, et qui disposera déjà du poste en l'ayant financé sur ses "performances", ne sera pas financée.
Cette pratique est peut-être satisfaisante sur le plan des statistiques, mais elle n'engage guère à faire mieux et plus rapidement.
C'est quasiment une prime à l'incompétence, au manque de travail ou d'initiative.
Autant attendre, et si l'on est motivé, faire du lobbying pour faire entrer le besoin en priorité des institutions, et donc obtenir les subventions l'année suivante.

En résumé, il ne sert à rien de rechercher ou de souhaiter la "performance" si les conditions d’établissement de la performance ne sont pas établies, et si par là les débordements prévalent sur le sérieux minimum.

L'instruction des dossiers
Cela passe sur un début de rigueur d’instruction des dossiers, la mise en place de procédure de contrôle, à partir de principes techniques, qui diminueront les principes relationnels.
Plutôt que de multiplier les études de "besoins" à blanc, dont la qualité n'est pas toujours en rapport avec le financement, il serait vraisemblablement plus utile de donner à juger et à contrôler.
L'instruction n'est pas aisée, car les dossiers sont multiples, nombreux, de toutes natures venant de différents horizons.
La compétence des interlocuteurs

Sur ce plan également, il y aura à entreprendre : la compétence des personnes qui sont amenées à recevoir les porteurs de projets ou responsables d’actions, et à "juger" des dossiers : Il n’est pas aisé de faire valoir un point de vue technique à une personne qui manifestement n’a ni les compétences ni le statut, ni un minimum d’expérience, ou une "spécialisté" différente..
Ce qui met loin derrière le partage de point de vue expert, ou innovant.
De fait les plus phraseurs, les plus anciens, les plus actifs en coulisse sont reçus comme les plus "techniques". Ce qui ne se vérifie pas forcément. Et une performance de gestion passera totalement inaperçue aux yeux de tous. Plus encore la performance sera suspecte par rapport à la "norme"; ce qui constitue une sorte de comble.

Par exemple lors de la création d'une association, une Entreprise d'insertion, le projet et son budget font état d'un CA prévisionnel.
Il est demandé des assurances concernant ce CA. !!? sous entendu il est demandé si l'exploitation, la production de dépard est assurée !
Et certains donnent ces assurances !!?.
Comment une personne morale qui n'existe pas ( ce qui est la condition pour certains types de financement ), peut-elle assurer un CA contracté ?!
Autrement dit, l'assurance, la preuve de l'assurance et les arguments qui vont avec sont autant de faux renseignements. Car certains donnent ce type d'assurance qui n'a absolument aucune valeur.

Le changement d’interlocuteur
Comme l’on se heurte en permanence à un changement d’interlocuteur, il faut à chaque fois rappeler ce que fait la structure, son passé, son présent et son devenir.
C'est comme cela que l'on retrouve de loin en loin, au gré des changements d'interlocuteurs, des nouveautés qui n'ont de nouveau que la découverte par le nouvel arrivé.
Cette pratique est aussi utilisée pour faire des "fausses découvertes" lorsque l'on recherche des défauts, y compris lorsqu'il n'y en a pas, y compris lorsqu'il s'agit de tout, sauf de défauts. Ce qui est encore autre chose.
Bien évidemment, cela conduit à écrire ce qui se ressasse sans cesse, aux effets de communication, avec surenchères annuelles, à la priorité à ceux qui entretiennent des contacts permanents. Vivement les bases de données... puisque les dossiers n'ont d'utilité que lorsque des reproches, y compris faux, sont à formuler.
L'on pourrait également aborder la motivation des interlocuteurs : car il arrive que des responsables soient en désaccord avec les mesures qu'ils sont chargés de mettre en oeuvre, et ils considèrent que c'est leur vision qui prévaut et qui s'applique sur les délais, diligences et mauvaises fortunes dans les fonctionnements...

Comme ailleurs, le changement d'interlocuteur permet aussi de laisser croire qu'il n'y a pas eu information "avant". Le nouvel arrivé découvre ce qu'il veut ou ce qu'on lui demande de découvrir.

On pourrait presque dire que par "charité", il n'est pas abordé les appréciations sur les bilans d'actions. Actuellement l'essentiel est que les bénéficiaires présentent un dossier conforme, c'est-à-dire correspondant au déblocage du "final" des aides accordées. Une sorte d'engagement unilatéral que chacun évite de trop regarder autrement que dans la forme et la procédure de présentation, avec, par exemple,  'vote' du Conseil   d'administration .
Une solution
Séparer les projets et leurs budgets du budget général.
Un audit annuel des dossiers, plutôt que des études préalables réalisées avec plus ou moins de bonheur par des cabinets extérieurs dont ce n'est pas la spécialité autrement que par effet d'annonces, qui coûte un prix "certain, qui se retrouve par duplication géographique nationale, régionales, départementales, locales ......
Le porteur de projet doit lui-même établir le dossier de faisabilité, de projet ...ce sont ses choix, et il doit être en capacité de réaliser les dossiers.

Le Manageap

Tout est simple. Rien n'est facile.
La différence  ?.....le savoir